De Haas FOA

UwFinancieelOrganisatieAdviseur.nl

Telefoon: 
Email:
06 15 06 11 78

Optimalisatie backoffice Het Inkoopproces Mijn Ervaring

Optimalisatie van de backoffice

De herinrichting van de backoffice staat in de belangstelling als het gaat om het behalen van kostenvoordelen en verbetering van de kwaliteit. Steeds meer organisaties spelen met de gedachte om financiŽle en administratieve processen ingrijpend te veranderen.

Hiervoor zijn verschillende oplossingen denkbaar: het centraal uitvoeren van de activiteiten, het opzetten van een shared service center, outsourcing of offshoren van de activiteiten naar een derde partij om er een paar te noemen.

Een belangrijke vraag die gesteld moet worden is: gaan we optimaliseren, willen we centraliseren, voeren we een shared service center in of plaatsen we de gehele financiŽle afdeling buiten de deur (outsourcen/offshoren)?

Voor een antwoord op de vraag welke oplossing nu het beste geschikt is voor de organisatie is het niet alleen belangrijk om inzicht te verkrijgen in de organisatievormen en hun onderlinge relaties maar ook om de onderliggende processen te kennen en te begrijpen. Om de onderlinge relaties en de onderliggende processen te begrijpen is het van belang inzicht te hebben in de wijze waarop de activiteiten in de organisatie van elkaar afhankelijk zijn en welke samenhang ze hebben. De onderlinge samenhang kan naar aard, richting en intensiteit nogal verschillen. Onderlinge afhankelijkheid tussen de activiteiten geeft het verband aan. Hier moet bij optimalisatie van afdelingen en processen rekening worden gehouden.

Het inkoopproces

Het inkoopproces is in de volgende onderdelen te knippen: het inkoopcontract, de inkoop, het autorisatieproces, alle inkoopdocumenten en het inkoopfactuur-verwerkingsproces. Bij veel organisaties geeft het verwerkingsproces en de inkoop de nodige problemen. Het grootste probleem is waarschijnlijk de zoekgeraakte facturen in het autorisatieproces. Waar behoren deze facturen thuis? Wie heeft besteld? Hebben wij daar een contract voor? Veel tijd gaat verloren met het plaatsen en het zoeken naar facturen en het te woord staan van de leveranciers en de medewerkers uit de organisatie.

Het digitaliseren van documenten en documentstromen draagt bij aan het efficiŽnter en slagvaardiger maken van organisaties, afdelingen en processen. Te digitaliseren documenten kunnen diverse soorten contracten zijn, maar tevens in- en verkoopfacturen. Gedigitaliseerde documenten zijn:

Optimalisatie van processen rondom inkoop en digitaliseren van processen maakt dat bedrijven in de toekomst efficiŽnter kunnen werken en het proces beter is te beheersen. Door het digitaliseren van de contracten, inkoopaanvragen en inkoopfacturen raken deze documenten niet meer kwijt en kunnen ze altijd worden opgevraagd uit een digitaal archief. De kostenbesparing die dit met zich meebrengt kan, afhankelijk van de omvang, oplopen tot tientallen procenten.

Mijn ervaring

Als adviseur wil ik bedrijven bijstaan met adviezen ten aanzien van hun financiŽle organisatie en aanverwante processen. De afgelopen 10 jaar heb ik binnen een beursgenoteerde onderneming ervaring opgedaan. Ik heb in die tijd mee mogen werken aan tal van verbeterprojecten en heb op het gebied van digitaliseren kennis genomen van de mogelijkheden die er op dit gebied zijn. Ik heb contacten met leveranciers die digitaal oplossingen bieden voor financiŽle-, procurement-, inkoop- en aanverwante afdelingen binnen organisaties.

Gerealiseerde Projecten

  1. Reorganisatie financiŽle-, contract- en projectadministratie van een 100% deelneming van Ordina: Onder leiding van de controller als deelprojectleider zorgdragen dat er voor het boekjaar 2007 een geheel vernieuwde financiŽle administratie en projectadministratie (enkel SAP) stond, welke berekend was om de aankomende groei op te vangen. Binnen deze opdracht had ik als taken: Daarnaast als adviseur meewerken aan het ontwerp voor een geheel zelfstandig projectoffice inclusief contractadministratie.
  2. Inkoopproces: Onder leiding van de controller meewerken aan het ontwerpen van een nieuw inkoopproces. Als deelprojectleider verantwoordelijk voor de link met de financiŽle administratie. Hiervoor heb ik de inkoopprocessen welke direct gekoppeld zijn aan de financiŽle administratie ontworpen en heb ik Basware aangeschaft.
  3. Opzetten Shared Service Center: Lid van het overall projectteam. Als deelprojectleider verantwoordelijk voor het opzetten van het crediteurenproces. Als taken had ik:
  4. Digitaliseren van het inkoopproces: Projectleider van het project “digitaliseren van het inkoopproces”. De opdracht was het verwerkingsproces en autorisatieproces van crediteurenfacturen te digitaliseren, waarbij de facturen door middel van een workflow management systeem sneller en efficiŽnter geautoriseerd en geboekt kunnen worden, waardoor het gehele proces veel efficiŽnter en sneller kan worden doorlopen. Hierdoor kan de productie per medewerker omhoog en daardoor is er minder mankracht nodig binnen zowel de crediteurenafdeling als wel de lijnorganisatie. De taken binnen het project waren:
  5. Opzetten inkooporganisatie inhuurmedewerkers: Voor de gehele organisatie een nieuw bedrijfsonderdeel starten, wat verantwoordelijk is voor het zoeken en inhuren van ICT medewerkers. Als deelprojectleider verantwoordelijk voor:
  6. Diverse SAP implementaties: Binnen diverse bedrijfsonderdelen van Ordina de implementatie van SAP begeleid.
  7. Opzetten Projectoffice en projectadministratie: Voor enkele bedrijfsonderdelen een projectoffice en de projectadministratie opgezet. Mijn taken tijdens dit project waren:
  8. Opzetten Salarisadministratie, Verzekeringsadministratie, Personeelsadministratie en Leaseadministratie: Voor een nieuwe divisie deze administraties opgezet. Hierbij had ik als opdracht:
  9. Arbeidsvoorwaarde transitie project: Voor twee aangekochte bedrijven het arbeidsvoorwaarde transitie traject begeleid.
Telefoon: 06 15 06 11 78

Email: